Tietosuojaseloste
Tämä on Fennoscandic Simulation Systems Oy:n tietosuojaseloste. Laadittu 1.6.2020. Viimeisin muutos 1.11.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Fennoscandic Simulation Systems Oy
Kotipaikka: JYVÄSKYLÄ
Sähköposti: info@cityspotting.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sami Toivanen
sami(a)cityspotting.fi
3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja/tai markkinointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhde, jossa rekisteröity tai rekisteröidyn edustama yritys tai yhteisö on osapuolena. Asiakassuhteessa pyydetyt henkilötiedot ovat välttämättömiä sopimuksen täyttämiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu myös rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun siltä osin kuin käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi.
Henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi osin lakisääteisiin velvoitteisiin kuten kirjanpitovelvoitteisiin.
Sähköinen suoramarkkinointi ja uutiskirjeiden tilaaminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite), verkkoyhteyden IP-osoite, mobiililaitteen maantieteellinen sijaintitieto, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, rekisteröidyn antamat suostumukset sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista edellä määriteltyjen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei rekisterinpitäjä tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Kun tietoja ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Tietoja säilytetään lisäksi toistaiseksi markkinointitarkoituksessa myös aktiivisen asiakkuuden jälkeen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus tulla poistetuksi rekisteristä erikseen pyytämällä tai esimerkiksi sähköposteissa olevan linkin kautta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä tai tämän edustamalta yritykseltä tai yhteisöltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, rekisteröitymisen yhteydessä, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity ja/tai asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn tai asiakkaan kanssa. Rekisterinpitäjä voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Rekisterinpitäjä varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen ja vastustaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterinpitäjä kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Muutoksista ilmoitetaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.